TELLUS Advokater skal følge reglerne i EU's persondataforordning og de supplerende danske regler, som vedtaget af Folketinget eller fastsat af Datatilsynet.

TELLUS Advokater har vedtaget følgende regler for behandling af persondata:

 

Datasikkerhed

Alle IT-systemer, som anvendes til opbevaring af personoplysninger, er forsynet med firewall og virusbeskyttelse.

Kun personer, som af virksomheden er bemyndiget til at behandle personsager, herunder administrere ansatte og deres lønforhold, har adgang til IT-systemerne, hvor personoplysninger opbevares.

Sådanne personer skal sikre deres adgang med password, som skal opbevares omhyggeligt og ikke må deles med andre.

IT-systemer, som indeholder personoplysninger, skal være slukket eller sikret med adgangskontrol (password), når de forlades.

 

Indsamling af personoplysninger

Oplysninger om personforhold, som modtages af TELLUS Advokater, må kun gemmes, hvis 

  • Oplysningerne er nødvendige for at opfylde en kontrakt, som påhviler os eller vores kunder
  • Oplysningerne tjener til opfyldelse af et lovkrav
  • Oplysningerne er nødvendige, for at virksomheden kan beskytte egne interesser
  • Den person, som oplysningerne vedrører, har givet samtykke til det.

 

Videregivelse af personoplysninger

Oplysninger om personforhold må kun videregives til andre, hvis dette  

  • er nødvendigt for at opfylde en kontrakt, som påhviler os eller vores kunder
  • tjener til opfyldelse af et lovkrav
  • er nødvendigt, for at virksomheden kan beskytte egne interesser
  • den person, som oplysningerne vedrører, har givet samtykke til det.

TELLUS Advokater har sine systemer hostet virksomheder uden for TELLUS. Der er indgået lovpligtig datebehandleraftale herom.

 

Information til den registrerede

TELLUS Advokater skal give oplysninger til de personer, som man har registreret oplysninger om, med hvilket formål oplysningerne er indsamlet, herunder hvem de videregives til, med mindre den pågældende person i forvejen ved dette.

Vi skal derudover oplyse den registrerede om, at vedkommende 

  • har ret til at få indsigt i, hvad der er registeret, 
  • har ret til at kræve eventuelle fejl rettet, og
  • har ret til at få oplyst, hvornår oplysningerne slettes.

I forbindelse med opstart af en sag modtager vores kunder derfor en vejleding om reglerne i Persondataforordningen.

 

Sletning af oplysninger

Som vejledende retningsliner agter TELLUS Advokater at følge disse regler:

Oplysninger om ansøgere til ledige stillinger slettes, når ansøgningsproceduren er afsluttet, for så vidt angår de ansøgere, som ikke blev ansat, og senest ½ år efter ansøgningsprocedurens afslutning.

Oplysninger om ansatte slettes, når ansættelsesforholdet ophører. Dog bevares oplysninger om løn, skat og – for så vidt angår udlændinge – pasoplysninger – i 5 år efter ansættelsesforholdet ophør af hensyn til myndighedernes kontrol med virksomheden. Andre oplysninger slettes senest 1 år efter fratrædelsen.

Oplysninger om kunder slettes 10 år efter, at sidste samhandel er foregået. Forældelsesfristen for krav på erstatning for rådgivningsfejl er 10 år. Det er derfor nødvendigt for TELLUS Advokater at kunne dokumentere i op til 10 år hvilken rådgivning, der er ydet.

 

 

Som advokater er vi underlagt reglerne om forebyggelse af hvidvask af penge, som stammer fra kriminalitet eller som anvendes til finansiering af terror.

 

Kundekendskab

Reglerne indebærer, at vi skal have dokumentation for vores kunders identitet, når vi arbejder med følgende sager:

  • Køb og salg af fast ejendom
  • Oprettelse af virksomheder, køb eller salg af virksomheder
  • Forvaltning af penge og værdipapirer

Dokumentationen består normalt af en kopi af det gule sundhedskort samt kopi af pas eller kørekort. Vi gemmer dokumentationen i 5 år, herefter skal den fornys, hvis vi stadig har et kundeforhold, som er omfattet af reglerne.

 

Forvaltning af kunders penge

Hvis vores kunde har indbetalt penge til os, skal vi indsætte dem på vores klientkonto, som vi har i Alm. Brand Bank. Overfor banken skal vi kunne dokumentere, hvem der er de reelle ejere af de penge, som står på vores klientkonto. Derfor skal vi sende kopi af kundernes legitimationspapirer til banken, hvis banken forlanger det.  Det vil banken f. eks. gøre i forbindelse med intern revision eller hvis de har Finanstilsynet på besøg.

Vi kan kun sende kundernes personoplysninger videre, hvis kunderne samtykker i det. Derfor vil vores kunder i forbindelse med opstart af en sag, der er omfattet af reglerne, blive bedt om at samtykke i, at vi videregiver kopi af legitimationspapirer til banken.

 

Indberetningspligt

Hvis en af vores medarbejdere får mistanke om, at en transaktion, som vi bliver bedt om at foretage, vedrører hvidvask af penge, skal vi underrette politiet om det. Denne underretning sker, uden at kunden får besked om det. Politiet tager herefter stilling til, om de vil igangsætte en efterforskning, og om vi må fortsætte transaktionen, eller vi skal stoppe den og træde ud af sagen.

Medarbejderne kan vælge at foretage en anonym anmeldelse til ledelsen af TELLUS Advokater om, at der foregår noget mistænkeligt. Dette sker via en obligatorisk whistleblowerordning. Det er ledelsen, som bestemmer, om TELLUS Advokater går videre med sagen til politiet.

 

 

Seneste nyt fra TELLUS

 

Majsmarken 1, 7190 Billund

Tlf: 76 60 23 30

Email: sikkermail-tellus@tellus.dk

John Tranums Vej 25, 6705 Esbjerg Ø

Tlf: 76 60 23 30

Email: sikkermail-tellus@tellus.dk

Nupark 47, 7500 Holstebro

Tlf: 76 60 23 30

Email: sikkermail-tellus@tellus.dk

Birk Centerpark 24, 7400 Herning

Tlf: 76 60 23 30

Email: sikkermail-tellus@tellus.dk

Advokatanpartsselskab